Contact Centers Press

El blog de los profesionales del contact center

Excel para ahorrar tiempo

Posted by vitoralbuerne en 13 agosto, 2008

Nunca he asistido a un curso de Excel pero lo considero fundamental en mi gestión diaria, he aprendido a utilizarlo por pura necesidad, para evitar alargar mi jornada laboral, para dedicar más tiempo a otras funciones o simplemente para no dejarme la vista en la pantalla del ordenador. He seguido el camino más largo pero también el que me ha dado más conocimientos.

En el contact center se suele abusar de los informes, en ocasiones no tienen un fin claro pero se convierten en una exigencia por parte de la dirección o por parte de nuestros clientes, y casi siempre han de respetar un formato predeterminado. Cuando el mando intermedio se enfrenta a estos informes y sus conocimientos de hojas de cálculo son escasos se convierten en tareas que exigen una gran dedicación en tiempo y atención. En varios departamentos para los que he trabajado estas gestiones podían tener “atrapado” a un coordinador o a un supervisor toda una jornada laboral.

Lo primero que debemos hacer cuando creamos un departamento o nos incorporamos a uno nuevo debemos analizar cuál es la situación y empezar a atajar tiempo a través de Excel. Es imprescindible una formación previa que nos ayude a encontrar las soluciones, por lo que hay que dominar la creación de fórmulas, desde las más sencillas hasta las más complejas, debemos conocer el funcionamiento de las macros para evitar las tareas rutinarias de copia y pega, y no viene nada mal unas nociones de visual basic para programar ciertas operaciones. El resultado de esta forma de trabajar es un ahorro de varias horas al día, en mi caso he podido reducir tiempos administrativos de 4 horas a 30 minutos.

Esta diferencia de tiempo administrativo tiene una consecuencia muy importante, estamos aumentando el tiempo de asesoramiento a nuestros colaboradores, coordinadores, formadores o televendedores, estamos concentrados en innovar nuestro departamento, en buscar soluciones a problemas, o tenemos más tiempo para atender a nuestros clientes.

Cuenta con alguien en tu equipo que domine Excel y dominarás el tiempo.

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4 comentarios to “Excel para ahorrar tiempo”

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  2. Javier Palomares said

    Me ha resultado interesante la importancia que le otorgas a una herramienta tan esencial en el análisis de la información como es el EXCEL. Para los que el mundo de la informática les resulte poco atractivo les recomiendo que aprendan a usar las tablas dinámicas de EXCEL y les aseguro que cambiará por completo el concepto que tenían de las Hojas de cálculo. Para ellos una buena noticia, no es necesario ni siquiera saber EXCEL. En mi tarea diaria son tan útiles que antes de decidirme por un Gestor de información de ACD o herramienta de reporting para el call center indago si se puede extraer la información en formato compatible con EXCEL.

  3. veronica said

    SOY COOORDINADORA DEL DEP. DE CALL CENTER DE MI COMPAÑIA Y NECESITO BAJAR EL EXCEL QUE PRESENTAN EN SU PAGINA SI ESO SERIA POSIBLE
    YA QUE ME PARECE SUPER INTERESANTE

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